Kada savladate vještinu upravljanja vremenom, obavljat ćete zadatke učinkovitije, brže ćete dostići ciljeve, a to će vam ujedno dati veliki osjećaj smirenosti i zadovoljstva.

Pravi čovjek na pravom mjestu u pravo vrijeme. Vrijeme je novac. Ide vrijeme, prođe rok… Užurbani suvremeni životni tempo danas diktira strogo poštivanje rokova. Kašnjenje se u poslovanju dosljedno sankcionira kaznenim penalima, partnerstva počivaju na preciznim isporukama, a timski rad na pravodobnoj primopredaji rezultata ostvarenih u sklopu planiranih faza projekta. No, što ako izgubimo u utrci s vremenom?

Nedavno je na Internet stranicama kuće BBC objavljena informacija o nesvakidašnjoj akciji ekvadorske vlade usmjerene na povećanje učinkovitosti tamošnjega gospodarstva. Točno u podne 1. listopada ove godine u cijeloj zemlji odjeknule su vatrogasne sirene i crkvena zvona označivši početak akcije usmjerene protiv kašnjenja. Analize su, naime, pokazale kako u prosijeku svaki zaposleni Ekvadorac svakoga dana kasni na posao oko petnaest minuta, što preračunato zemlju godišnje stoji ukupno 723.947.653 američkih dolara i 13 centi. Ekvadorka vlada je stoga pokrenula akciju protiv kašnjenja pod motom: "Tko kasni, krade vrijeme od drugoga."

Svi oni koji podržavaju ovu akciju na znak sirena, odnosno, zvona sinkronizirali su svoje satove u naumu da ubuduće kašnjenja svedu na najmanju moguću mjeru ili, što je još poželjnije, da ih u potpunosti eliminiraju. O ozbiljnosti ove akcije govori i činjenica da su ju financijski podržali Ujedinjeni narodi i SAD te da ju promovira sam ekvadorski predsjednik, Lucio Gutierrez.

Mi smo, kada se geografska širina i dužina uzmu u obzir, prilično daleko od Ekvadora, no koliko smo daleko kada se o problemu kašnjenja radi? Pravodobno ispunjavanje obaveza te poštivanje ugovorenih i dogovorenih rokova postali su, doduše, teoretskom sastavnicom svih naših poslovnih strategija, pa čak i poslovnoga bontona. A praksa? Odstupanja, dakako, ima pa je prava šteta što se ekvadorske sirene nisu mogle čuti i u Hrvatskoj. Stoga je, uz sve prisutniji trend delegiranja odgovornosti prema izvršiteljima koji je prisutan u suvremenom poslovanju, potrebno njegovati i svijest o kvalitetnom upravljanju vremenom kao jednom od ključnih čimbenika uspješnosti. Steći ugled pouzdanoga profesionalca koji svoja znanja i vještine koristi na maksimalno učinkovit način nije moguće ukoliko se zanemare rokovi. I najkvalitetnija rješenja koja stižu prekasno, uvijek će biti manje korisna od onih koja možda nisu savršena, no naručitelju su na raspolaganju upravo kada ih treba. Nije uvijek lako, pa čak niti moguće, biti pravi čovjek na pravom mjestu u pravo vrijeme, ali tomu u svakom slučaju valja stremiti.

Komentar Nevenke Mesarov, psihologinje iz ETK Centra za razvoj kompetencija:

Cijenite li svoje vrijeme, i drugi će ga cijeniti. Svojim ponašanjem treba pokazati koliko vam je vrijeme važno. Vrijeme ne treba štedjeti, već ga treba mudro utrošiti. Svatko od nas ima na raspolaganju 24 sata na dan, svatko živi upravo sada i nitko od nas ne zna kada će to vrijeme stati. Ovo su, kada je o upravljanju vremenom riječ, prilično važne pretpostavke, pa ako ih se ne pridržavamo, ubrzo ćemo se razočarati. Treba imati svoju misiju, treba odrediti svoje ciljeve u nekim glavnim životnim segmentima: obitelj, zdravlje, materijalno, intelektualno, profesionalno, duhovno. Ako to nismo napravili, nema svrhe štedjeti na vremenu. Kada odredite svoje prioritete i ciljeve, tek tada možete krenuti u kvalitetno upravljanje svojim vremenom. Učite na prošlim iskustvima, potrudite se da ne ponovite iste greške, učinite najbolje što možete sada jer sadašnjost je posebna. A kada se jednom upustite u upravljanje vremenom, evo odakle možete krenuti:

1. Shvatite važnost vašeg vremena, ne dozvolite drugima da njime raspolažu te da vam zbog drugih vaše dragocjeno vrijeme "ode u vjetar".
2. Organizirajte se, postavite si ciljeve, kratkoročne i dugoročne, poredajte ih po prioritetima i razvijte strategiju akcije. Ovime ćete znatno povećati svoju učinkovitost.
3. Vladajte sobom te naučite tehnike komuniciranja, npr. kako aktivno slušati. Izbjegavajte stres i sve što vam spušta raspoloženje i razinu energije jer vas to ujedno usporava u obavljanju zadataka.
4. Izbjegavajte odgađanje, rješavajte stvari jednu po jednu, ne dopustite da vam se zadaci i obaveze nagomilaju. Najbolje je problem riješiti čim se pojavi jer će kasnije biti teže sjetiti se svih detalja vezanih uz njega.
5. Izbjegavajte aktivnosti koje uzalud troše vaše vrijeme. Jednostavno recite: "Ne!" Nije sve oko vas jednako važno za vas. Odbijanjem sudjelovanja u vama nezanimljivim i nekorisnim aktivnostima oslobodit ćete veliki dio vremena koji možete učinkovito usmjeriti ili ga posvetiti obitelji, odmoru i prijateljima.
6. Uklonite prekide tijekom rada koji imaju malu vrijednost ili je uopće nemaju. Dobra ideja je voditi dnevnik prekida. Utvrđeno je da prosječan čovjek ima pedesetak prekida dnevno. Prosječan prekid traje 5 minuta, dakle, ukupno više od 4 sata.
7. Uložite vrijeme da biste kasnije uštedjeli na vremenu. To znači sljedeće: naučite nove vještine pa ćete kasnije poslove obavljati znatno brže i lakše.
8. Planirajte unaprijed, tj. budite spremni na sve i uvijek imajte plan B. Spremite se za najgore, ali očekujte najbolje.

Pripremila J. Lončar